نرم
افزار اصلی سامانه
اطلاع رسانی
در این نرم‌افزار که
طراحی منحصر به فرد و
تخصصی آن اقبال عمومی‌نسبت
به آن را روزافزون
نموده است بر استفاده
از حداکثر توانایی
های مراکز خدمات‌رسانی
جهت اطلاع رسانی و
نظرسنجی تاکید شده
است. قابلیت استفاده
از انواع تکنیکهای
پیشرفته این شرکت در
نرم افزار سبب گردیده
توانایی های نرم
افزار نسبت به نمونه
های مشابه بی رقیب
باقی بماند. این نرم‌افزار
عموما شامل سه بخش «نرم‌افزار
رابط کاربر» که بر
روی کیوسک نصب می‌شود،
«نرم‌افزار ورود
اطلاعات» و «نرم‌افزار
مشاهده اطلاعات» که
بر روی رایانه مدیر
سیستم نصب می‌شوند می‌باشد.
بخشی از قابلیتهای
این نرم‌افزار در بخش
«لیست زیر برنامه های
نرم افزار» ارائه شده
است ولی تجربه نشان
داده است که به جای
فروش یک محصول مشخص و
الزام کاربر به
هماهنگی با آن بهتر
است نرم‌افزار طبق
درخواست مشتری و با
توجه به قابلیتهای و
تجارب سازمان مورد
نظر طراحی گردد. این
امر به تعامل بیشتر
ارباب رجوع با نرم‌افزار
منجر خواهد شد. به
بیان دیگر شرکت
آمادگی و توانایی خود
را در تولید نرم‌افزارهای
منحصر به فرد و بهینه
شده اعلام می‌کند.
نمونه نرم افزار
اطلاع رسانی اداری
این شرکت از
سه بخش «نرم‌افزار
رابط کاربر» که بر
روی کیوسک نصب می‌شود،
«نرم‌افزار ورود
اطلاعات» و «نرم‌افزار
مشاهده اطلاعات» که
بر روی رایانه مدیر
سیستم نصب می‌شوند
تشکیل شده است.
نرم‌افزار رابط کاربر:
در این برنامه کاربر
به محض ورود به
مجموعه با ورود
اطلاعات شخصی مورد
نیاز به سیستم معرفی
شده و کد منحصر به
فرد خود را بصورت
مشاهده و چاپ دریافت
می‌دارد. از این پس
کاربر می‌تواند با
ورود این کد به سیستم
تمامی‌اطلاعات مرتبط
به خود از جمله
راهنمایی کامل و
مرحله به مرحله خدمات
مورد نظر، سرعت و
نحوه پیشرفت پرونده،
قرار ملاقات با
مدیران مجموعه،
پیشنهاد و انتقادات
شخص و پاسخهای
مسئولین به آنها،
جدیدترین اطلاعیه ها
و بخشنامه های مرتبط
با خدمات مورد نظر،
پیام های مستقیم به
مدیران و پاسخ
مسئولین و ... را
مشاهده و از طریق چاپ
دریافت نماید. بخشی
از دیگر قابلیتهای
مجموعه عبارتند از:
بخش راهنمای خدمات:
در این بخش تمامی‌خدمات
مجموعه بصورت موضوعی
در اختیار کاربر قرار
می‌گیرد همچنین در
این قسمت کاربر قادر
به گرفتن پرینت از
مراحل انجام کار و
مدارک مورد نیاز می‌باشد.
افزودن قابلیت جستجو
به‌این بخش زمان
رسیدن به اطلاعات
مورد نیاز را کاهش می‌دهد.
در این مرحله کاربر
می‌تواند حتی
اطلاعاتی نیز نسبت به
اتاقها و افرادی که
در طی فرآیند پرونده
خود با آنها مواجه می‌شود
کسب نماید و اقدام به
چاپ این اطلاعات
نماید.
بخش مشاهده و جستجوی
پرسنل: در این بخش
پرسنل مرتب شده بر
اساس نام خانوادگی،
سمت، اداره محل خدمت،
اتاق استقرار، پرسنل
مرتبط با یک خدمت
مشخص و یا هرگونه
مشخصه دیگر قابل
مشاهده هستند. به طور
مثال با ورود به بخش
مشاهده پرسنل بر حسب
نام خانوادگی تمامی‌پرسنل
مرتب شده بر حسب نام
خانوادگی در نمایی
زیبا در اختیار کاربر
قرار می‌گیرند و
کاربر می‌تواند با
لمس حرف اول نام
خانوادگی پرسنل،
دامنه افراد نمایش
داده شده را محدود به
آن نام خانوادگی
نماید و به سرعت به
اطلاعات فرد مورد نظر
خود دسترسی پیدا کند.
در این بخش همچنین
پرسنل بر حسب تمامی‌موارد
مرتبط قابل جستجو می‌باشند.
در کنار اطلاعاتی
مانند نام و نام
خانوادگی، سمت، شماره
و نام اتاق، شماره
تلفن داخلی، اطلاع از
حضور یا غیبت پرسنل،
شرح وظایف و ...
کاربر با لمس دکمه «محل
استقرار پرسنل» قادر
خواهد بود تا بصورت
گرافیکی محل اتاق
پرسنل را در نقشه
طبقه مشاهده نماید و
این اطلاعات را بصورت
چاپ همراه داشته باشد.
بخش راهنمای طبقات:
در این بخش نقشه
راهنمای طبقات در
اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
کاربر با لمس دکمه هر
طبقه، نقشه طبقه و
دکمه های اتاقهای آن
طبقه را در اختیار
خواهد داشت. با لمس
دکمه هر اتاق محدوده
آن اتاق بر روی نقشه
بصورت گرافیکی از
دیگر قسمتها جدا شده
و مشخص می‌گردد.
همچنین با لمس اتاق
بر روی نقشه می‌تواند
پرسنلی که در اتاق
مشغول هستند را
مشاهده نماید. در
صورت مناسب بودن
ابعاد نقشه و عرض
کاغذ قابلیت چاپ نقشه
برای کاربر نیز موجود
است.
بخش چارت سازمانی: در
این بخش چارت سازمانی
مجموعه در اختیار
کاربر قرار می‌گیرد
که علاوه بر اطلاع
رسانی نسبت به مراتب
اداری سازمان، کاربر
با لمس هر بخش از
چارت می‌تواند افراد
مرتبط با آن قسمت را
مشاهده نماید.
بخش نوبت دهی صف: در
این بخش که به همراه
سخت‌افزارهای مربوط
به نوبت دهی صف
استفاده می‌شود،
کاربر با لمس عملیات
مورد نظر خود شماره
نوبت و شماره باجه
مرتبط را از طریق چاپ
دریافت می‌دارد. این
بخش در صفحه اصلی
برنامه قرار می‌گیرد
و به راحتی قابل
دسترسی و استفاده می‌باشد.
بخش نوبت دهی ملاقات:
در مراکزی که مدیران
اقدام به برگزاری
جلسات ملاقات عمومی‌نموده
اند با ورود به‌این
بخش امکان نوبت گیری
برای جلسه موجود می‌باشد
که با لمس نام مسئول
مورد نظر زمان ملاقات
در اختیار کاربر قرار
می‌گیرد. زمانهای
ملاقات در صورت
تغییرات در برنامه
توسط مدیر سیستم قابل
تنظیم مجدد است و در
صورت درخواست سازمان،
امکان یادآوری موعد
ملاقات و یا تغییرات
در ساعت ملاقات از
طریق سیستم ارسال
پیام کوتاه SMS و یا
برقراری تماس تلفنی
خودکار نیز موجود می‌باشد.
این دو امکان اخیر از
دیگر محصولات شرکت
هستند و می‌توانند
بصورت نرم‌افزارهای
مجزا نیز در اختیار
سازمان قرار گیرند.
بخش اختصاص کد به
کاربر: در این بخش که
در صفحه اصلی برنامه
قرار دارد با لمس
دکمه مربوطه یک کد
منحصر به فرد و رمز
ورود از طریق مشاهده
و چاپ در اختیار
کاربر قرار می‌گیرد
که از این پس می‌تواند
به کمک این کد و از
طریق بخش پیگیری نسبت
پیگیری تعاملات خود
با سازمان اقدام
نماید.
بخش پیگیری: در صورت
وجود بسترهای لازم در
سازمان در این بخش
کاربر با وارد کردن
کد منحصر به فرد خود
اقدام به پیگیری
پرونده ها و دستیابی
اطلاعات مرتبط نماید.
این بخش خود شامل
چندین زیر برنامه می‌باشد:
1- پیگیری پرونده:
دستگاه با توجه به
اتصال به شبکه و
دستیابی به اطلاعات
کاربر بطور خودکار
پرونده های مرتبط با
کاربر را معرفی نموده
و کاربر را در جریان
پیشرفت کار و وضعیت
کنونی پرونده قرار می‌دهد
و در صورت ورود
اطلاعات لازم قابلیت
محاسبه زمان لازم
برای انجام کامل
فرآیند را دارا می‌باشد.
2- راهنمای خدمات
اختصاصی: در این قسمت
با توجه به پرونده و
نوع تقاضای کاربر،
اطلاعات اختصاصی در
زمینه خدمت مخصوص و
در حال اقدام توسط
کاربر در اختیار
کاربر قرار می‌گیرد.
که مانند تمامی‌موارد
دیگر امکان چاپ در
این قسمت نیز موجود
می‌باشد.
3- قرارهای ملاقات:
در این بخش در صورت
اقدام کاربر جهت
ملاقات با مسئولین
تاریخ و زمان
ملاقاتها را به اطلاع
کاربر می‌رساند.
کاربر در هنگام
تقاضای ملاقات نیز
تاریخ و ساعت را
مشاهده و دریافت می‌نماید
ولی در این قسمت نیز
در مراجعات بعدی قادر
به مشاهده‌این موارد
می‌باشد و در صورت
تغییر تاریخ ملاقات
توسط مدیر سیستم نیز
تغییرات در این قسمت
قابل مشاهده و چاپ
هستند.
4- مشاهده پاسخ
مسئولین: در صورتی که
کاربر توسط بخش «نظرسنجی»
و یا «ارسال مستقیم
به مدیران» اقدام به
ارسال نظرات یا
پیامهای خود نموده
باشد، درصورت وجود
پاسخ از طرف مسئولین
در این بخش قادر به
مشاهده و چاپ آن
خواهد بود.
5- بخشنامه ها و
اطلاعیه های مرتبط:
در این بخش آخرین
اطلاعیه ها و بخشنامه
های مرتبط با
فرآیندهای مورد اقدام
کاربر در اختیار وی
قرار می‌گیرند.
بخش اطلاعیه ها و
بخشنامه ها: اطلاعیه
ها و بخشنامه های
سازمان در این بخش در
اختیار کاربر قرار می‌گیرند.
و قابلیت جستجو نیز
در این بخش در اختیار
کاربر قرار گرفته است.
بخش نظرسنجی: این بخش
که بر اساس فرم
استاندارد سازمان
مدیریت و برنامه ریزی
کشور طراحی و اجرا
گردیده است پرسشنامه
استانداردی است که در
اختیار کاربر قرار می‌گیرد
و کابر می‌تواند
مجموعه را مورد نقد
قرار دهد. در صورتی
که کاربر مایل به
معرفی خود باشد با
ورود کد منحصر به فرد
خود می‌تواند در صورت
وجود پاسخ از طرف
مسئولین در بخش
پیگیری در جریان پاسخ
قرار گیرد. این نرم‌افزار
در پایان با استفاده
از این داده ها فرم
های نظرسنجی و کارایی
پرسنل ماهانه و
سالانه استاندارد
سازمان مدیریت را در
اختیار مدیر سیستم
قرار می‌دهد و بدون
نیاز به تغییرات قابل
ارائه مستقیم به
سازمان مدیریت است.
بخش پیام مستقیم به
مدیران: در این بخش
کاربر قادر خواهد بود
پیام خود را بصورت
متنی، صوتی و دستنویس
به یکی از مدیرانی که
توسط مدیر سیستم
انتخاب شده اند ارسال
نماید و در بخش
پیگیری پاسخ پیام خود
را پیگیری نماید. این
مدیران می‌توانند
بطور مثال مدیرکل،
معاونین، مسئولین
حراست، رؤسای ادارت و
... باشند.
بخش افکارسنجی: در
این بخش که در صفحه
اول قرار می‌گیرد و
به راحتی توسط کاربر
قابل مشاهده می‌باشد
می‌توان برخی پرسشهای
کلیدی را مطرح نمود و
نظر افکار عمومی‌را
راجع به آنها جویا شد.
این پرسشها می‌توانند
در برخی تصمیم
گیریهای بنیادی
سازمان نقش اساسی
ایفا کنند.
بخش مجله سازمان: در
این بخش آخرین اخبار،
رویدادها، بخشنامه ها
و دیگر مواردی که
لازم است به اطلاع
ارباب رجوع برسد قرار
می‌گیرد.
